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Archiviste - Alternance (H/F)

Référence de l'offre d'emploi : IFA/10/002 | Date de publication : 11/10/2021

Centre de Formation Secourisme, Incendie et Sécurité (CFSIS) | SUCY EN BRIE (94370)
Type de contrat : Contrat d'apprentissage
Secteur d'activité : Autres organisations fonctionnant par adhésion volontaire
Documentation
Pré-requis
Avoir un niveau de diplôme de :
- Niveau 5 - Bac+2
L'ENTREPRISE QUI RECRUTE

La filière Information-Documentation de l’IFA Marcel Sauvage recherche pour son client –Centre de Formation Secourisme, Incendie et Sécurité – CFSIS (Saucy-en-Brie – 94) un-e Archiviste, en alternance en apprentissage  au sein de leur équipe, pour un démarrage au plus tôt.

 

Le Centre de Formation Secourisme, Incendie et Sécurité (CFSIS), situé à Sucy-en-Brie et rattaché à l’Université Groupe RATP, a pour activité principale de dispenser au personnel du groupe RATP les formations réglementaires dans les domaines du secourisme, de la sécurité incendie et de la sécurité des personnes dans l’espace ferroviaire. Au sein du centre, le pôle gestion est en charge de la relation clients et de la gestion administrative des formations dispensées, notamment l’archivage des dossiers de formation et des dossiers clients.

Un nouveau process d’archivage a été adopté récemment par le pôle, suite à un travail commun avec l’entité Archives du département VAL de la RATP. Ce process implique de transférer les boîtes d’archive du CFSIS (contenant les dossiers formation depuis l’ouverture du centre en 1989) vers les lieux de stockage des archives de la RATP. Pour cela, l’équipe du pôle gestion recherche un(e) archiviste.

MISSIONS

Intégré au sein du Centre de Formation Secourisme, Incendie et Sécurité (CFSIS), situé à Sucy-en-Brie et rattaché à l’Université Groupe RATP, l’archiviste doit mettre en oeuvre le tableau de gestion des documents du centre établi récemment, et organiser l’archivage ou la destruction des documents concernés présents au sein du centre depuis son ouverture en 1989, plus particulièrement les dossiers de formation.

Il/elle doit participer également au fonctionnement quotidien du centre (participer aux roulements, à l’accueil des stagiaires et des formateurs, et aux activités courantes de gestion de formation).

Horaires de référence : 08h00 / 16h34 ou 09h00 / 17h34 (en alternance 1 semaine sur 2)

 

Responsabilités :

– Appropriation et maîtrise du tableau de gestion des documents du CFSIS, et détermination des documents à conserver (dans ou hors du centre) ou à détruire en application de ce tableau ;
– Appropriation et maîtrise du process d’archivage RATP et de son application au sein du centre ;
– Gestion de la relation avec l’entité Archives de la RATP, référents du tableau de gestion et destinataires des archives papier à stocker hors du centre ;
– Organisation de l’envoi des archives concernées par la destruction sécurisée en lien avec l’entité Archives de la RATP (préparation des bordereaux d’envoi et de l’envoi au prestataire concerné) ;
– Initiation aux process et outils métier de gestion des formations (afin de comprendre les process de production des documents archivés et participer ponctuellement à l’activité de gestionnaire de formation) ;
– Revue du contenu de toutes les boîtes d’archive à conserver et entreposées dans le local d’archives du centre ;
– Préparation des bordereaux d’envoi des archives à conserver hors du centre à partir de l’application interne ARCH ;
– Contrôle, modification et fin de saisie des données stagiaires à partir des dossiers formation dans la base de données de suivi des archives interne CFSIS (déjà en cours) ;
– Préparation du déménagement (préparation des boîtes, organisation du déménagement en lien avec l’entité Archives et le prestataire de déménagement) ;
– Aide à la mise en place de l’archivage des dossiers de formation au fil de l’eau ;
– Participation aux activités transverses du CFSIS (ouverture et fermeture du centre, accueil des stagiaires et des formateurs).

PROFIL
Suivre ou avoir suivi une de ces formations :
  • Diplôme : BAC+2/3 (BTS / Licence Professionnelle) dans le domaine de la gestion documentaire / archives, ou administration des entreprises
  • Expérience professionnelle : aucune, débutant accepté

 

Compétences :

  • Liées à l’emploi (cf. référentiel des compétences) :

– Participer à la définition et à la mise en place de la politique de gestion des archives, en intégrant leur nature publique et les évolutions légales (RGPD, …)
– Maîtriser la chaîne de collecte, de conservation et d’élimination des archives pour garantir la gestion des risques en particulier juridique (dimension probante)
– Sensibiliser à la gestion des archives les responsables et les acteurs de l’entreprise, quels que soit leurs niveaux hiérarchiques, par une communication pertinente et par la formation

 

  • Autres :

– Connaître les principes de gestion des documents et des archives en entreprise
– Appétence pour l’informatique, notamment la gestion de bases de données (sous Excel ou application métier spécifique)
– Appétence pour l’organisation matérielle (gestion du rangement des boîtes d’archives)
– Grande rigueur requise au quotidien
– Autonomie dans ses activités
– Savoir rendre compte et exposer ses difficultés
– Savoir prendre du recul et être force de proposition
– Ouverture d’esprit, curiosité pour le domaine de la gestion de formation
– Bonne capacité d’adaptation dans un environnement de travail en constante évolution
– Bonnes capacités relationnelles

  • Langue maîtrisée : Français

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